Dicembre 2023 è il termine ultimo entro cui adeguarsi alle nuove norme in tema di whistleblowing.

In particolare, quanto al settore privato, si tratta di adeguarsi al D.Lgsl. n.24/2023 per le imprese che hanno impiegato nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, non inferiore a 50 e non superiore a 249, oppure che, pur non raggiungendo tale numero, rientrano nell’ambito di applicazione del D.lgs. 231/01, e adottano modelli di organizzazione e gestione ivi previsti.

L’obiettivo del legislatore è, prima di tutto, la tutela delle persone che segnalano violazioni, di cui siano venute a conoscenza nel corso dell’attività lavorativa, relative a normative nazionali o comunitarie che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o delle società private.

Le nuove disposizioni risultano rafforzate per il fatto che sono previste sia sanzioni pecuniarie (da 10.000 a 50.000 euro) da parte dell’Autorità Nazionale Anticorruzione sia sanzioni disciplinari.

Nei vari incontri con le aziende nostre clienti e, in particolare, in occasione dell’evento di Suitex del 25 novembre u.s. “Whistleblowing: novità, scadenze e obblighi” abbiamo riscontrato un notevole interesse e, nel contempo, qualche timore per gli aspetti applicativi delle novità normative.

Chi nell’azienda già provvede o provvederà alla raccolta delle segnalazioni si preoccupa, in primo luogo, di poter svolgere al meglio tale incarico e in conformità alla legge, per non incorrere in responsabilità.

A tal proposito, evidenziamo che le persone incaricate hanno necessità di disporre di alcuni strumenti, primo fra tutti, di una procedura che disciplina il flusso delle segnalazioni e le conseguenti comunicazioni, oltre che delle risorse per gestire le indagini e gli accertamenti per dar seguito al processo. In assenza, non potranno svolgere il loro ruolo correttamente.

Quanto, poi, agli aspetti “privacy”, si tratta, principalmente, di predisporre informative ad hoc e di formulare una valutazione di impatto (c.d. DPIA); ma l’aspetto che si tende a sottovalutare è il fatto che colui che raccoglie le segnalazioni viene considerato “Titolare del trattamento”, ossia ai sensi del GDPR, il soggetto responsabile di attuare le misure adeguate per garantire e dimostrare che il trattamento viene effettuato con tutte le tutele previste dalla legge. Quindi, in sostanza, coloro che verranno nominati dovranno preoccuparsi di porre in essere gli adempimenti privacy.

D’altra parte l’impianto previsto per il whistleblowing regge sul fondamento che siano garantite la riservatezza e tutte le tutele privacy che mirano a proteggere tutte le persone coinvolte e l’integrità del processo.

Consigliamo alle aziende di avviare l’adeguamento alla nuova normativa con l’obiettivo di conformarsi con i tempi aziendali necessari ma con l’intento di attuare una procedura che, nel concreto, miri a migliorare i processi aziendali e riduca i rischi legali, economici ma soprattutto reputazionali della società.

Come fare? Il primo passo è quello di svolgere all’interno dell’azienda un’attività di analisi al fine di valutare i potenziali impatti derivanti dall’attuazione del nuovo D.Lgs 24 2023, in quanto le situazioni delle varie società sono diverse, a seconda se si sia già dotati di una procedura o meno e del settore di mercato in cui si operi. All’esito dell’analisi, si opterà per la modalità più adatta di implementazione, che potrà implicare per esempio la scelta o meno anche di usufruire di un sistema di piattaforma o di un modello di gestione delle segnalazioni interno o esterno.

Qualsiasi siano le scelte effettuate, quello che conterà è che si proceda con il fine di conseguire un miglior funzionamento della società, utilizzando, così, questi nuovi obblighi normativi come un’opportunità di investire nella crescita aziendale e non come un ulteriore onere che si aggiunge ad altri già in essere.

Il conto alla rovescia è partito: il 17 dicembre è la data ultima per l’adeguamento alle nuove norme!

Per ogni approfondimento o consulenza:

Avv. Grazia Torrente gt@torrentevignone.com
Avv. Alessandra Vignone av@torrentevignone.com