Nove aziende su dieci hanno regole, ma registrano comunque errori. E una parte della spesa reale sfugge alla contabilità. Cosa raccontano i dati a un settore che vive in trasferta

Pitti Uomo, Milano Unica e Première Vision, le fashion week, le campagne vendita in showroom, i giri dai fornitori tra Biella, Como, Prato e Carpi, le visite di controllo qualità nei laboratori esteri, gli shooting, le aperture dei negozi. Poche industrie si muovono quanto la moda. Ogni stagione si traduce in centinaia di trasferte, cene con i buyer, taxi, campioni spediti in urgenza: spese decentralizzate, sostenute da molte persone in molti luoghi diversi, e per questo difficili da governare.

Lo conferma il nuovo report Soldo “Gestione spese aziendali in Italia – Costi operativi e rischio di conformità dopo l’obbligo di tracciabilità”, basato su una survey condotta da UNGUESS nel giugno 2026 su 100 responsabili Finance di aziende italiane con più di 50 dipendenti. Non è una ricerca sul fashion, ma descrive dinamiche che chi lavora nella moda conosce bene.

Le regole ci sono. Gli errori anche

Il 92% delle aziende dichiara di avere policy formalizzate per la tracciabilità delle spese, eppure 89 su 100 hanno rilevato casi di non conformità negli ultimi dodici mesi. Non per mancanza di controlli: il 62% verifica puntualmente oltre la metà delle note spese e il 42% più del 75%.

Chi ha gestito una settimana della moda sa come succede: la ricevuta della cena con il buyer che non si trova più, lo scontrino del taxi illeggibile, la spesa anticipata in fiera e rendicontata un mese dopo, quando nessuno ricorda più il contesto. Il controllo arriva sempre dopo e non elimina il rischio: il 39% delle aziende stima un’esposizione potenziale superiore a 50mila euro l’anno in caso di contestazione fiscale, mentre il 19% non l’ha mai quantificata. Quando la verifica arriva dopo il pagamento, all’azienda resta solo rincorrere l’errore.”

Le ore che non compaiono in nessun bilancio

Il 55% dei dipendenti dedica da una a oltre tre ore al mese a raccogliere giustificativi e compilare rimborsi, e nel 54% delle aziende sono almeno 51 le persone che sostengono spese ogni mese. Pensiamo allo showroom manager nel pieno della campagna vendite, al product developer di ritorno da un giro di fornitori, all’area manager retail che segue più punti vendita: tempo sottratto alla collezione, ai clienti, al prodotto.

In 71 aziende su 100 l’amministrazione è coinvolta direttamente nella verifica e, in due terzi dei casi, impiega oltre 15 minuti al giorno per dipendente per controllare e riconciliare i giustificativi; nel 56% delle aziende viene coinvolto anche il management. Secondo il modello Soldo, che integra dati del Total Economic Impact di Forrester e dati salariali, il valore potenzialmente recuperabile tra produttività e risparmi arriva a 1,5 milioni di euro l’anno per una grande impresa e a circa 725mila euro per un’azienda medio-grande: scenari indicativi, da ricalcolare su ciascuna organizzazione.

In negozio: la piccola cassa e il personale che cambia

Se c’è un luogo in cui la spesa decentralizzata diventa quotidiana, è il punto vendita. La sarta esterna da pagare subito per un orlo entro sera, il corriere per spostare un capo da un negozio all’altro, la lampadina della vetrina che salta il giorno prima del lancio della collezione, i fiori per un evento in store. Spese piccole e improvvise, che non possono aspettare un’approvazione e che in molti negozi passano ancora dal fondo cassa in contanti.

A complicare il quadro c’è il turnover tipico del retail moda: stagionali, rinforzi per saldi e Natale, contratti a termine, store manager che ruotano tra un punto vendita e l’altro. La piccola cassa passa di mano più volte in una stagione, i giustificativi restano in un cassetto e, al momento della riconciliazione, non sempre è chiaro chi abbia speso cosa, né perché. Moltiplicato per il numero di negozi di una rete, diventa un problema di controllo, oltre che di tempo.

La zona grigia, e perché riguarda anche le persone

Nel 48% delle aziende i dipendenti rinunciano, occasionalmente o spesso, a chiedere il rimborso di spese legittime perché il processo è troppo macchinoso. Il risultato è che oltre il 25% delle spese effettivamente sostenute può sfuggire alla contabilità: costi reali che l’azienda non vede, e che quindi non può né governare né dedurre.

Per la moda è anche un tema di persone. In un settore in cui attrarre e trattenere buyer, product manager, merchandiser e figure retail è sempre più competitivo, un professionista che anticipa di tasca propria e poi rinuncia al rimborso non sta facendo un favore all’azienda: sta vivendo un’esperienza di lavoro peggiore.

Digitalizzare non basta

Il 69% delle aziende ha introdotto strumenti digitali negli ultimi due anni, ma Excel resta in uso in 64 aziende su 100 e il cartaceo in 44. Solo il 26% utilizza una piattaforma che integra il pagamento con la gestione della nota spese, e il 51% considera il proprio processo sostenibile soltanto nel breve periodo.

La differenza la fa proprio l’integrazione: le piattaforme che uniscono pagamento e nota spese registrano la più bassa incidenza di rimborsi respinti in modo ricorrente, il 15,4%, contro circa il 17% delle soluzioni di sola gestione e di Excel e il 18,2% del cartaceo. Digitalizzare un processo inefficiente significa digitalizzare gli sprechi.

Dalla verifica a posteriori alla governance della spesa

Il tema pesa ancora di più dopo l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per le spese di trasferta. Secondo il report, un euro di trasferta non tracciabile può generare circa il 28% di maggiori imposte per la sola indeducibilità, prima di considerare sanzioni ed eventuale riqualificazione del rimborso come reddito da lavoro dipendente: su un milione di euro di spesa non conforme, circa 280.000 euro di imposte in più. Per un’azienda che a ogni stagione porta team commerciali e di prodotto in giro per l’Europa e oltre, non è un dettaglio.

La risposta non è aggiungere controlli, ma spostarli nel momento in cui la spesa avviene, con policy precise applicate in automatico dallo strumento di pagamento: la carta assegnata al team in partenza per la fiera, con limiti per categoria e per evento; la carta del punto vendita al posto del fondo cassa, con un budget definito e la possibilità di abilitare o sospendere chi la usa quando cambia il personale; il giustificativo acquisito sul momento dallo smartphone; la spesa già classificata per collezione, progetto o punto vendita. È quello che chiamiamo un processo compliant by design.

Alle imprese italiane, e a quelle della moda non meno delle altre, non mancano policy, controlli o dati. Quando pagamento, regola e documentazione diventano contemporanei, la gestione delle spese smette di essere un costo amministrativo e diventa uno strumento di governo dei costi, e di lavoro più semplice per chi è sempre in movimento.

Luca Scagliarini, Finance Transformation Advisor di Soldo